Política de tratamiento de datos personales

Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) · Versión 1.0 · Vigente desde el [fecha de publicación]

1. Responsable del tratamiento

Esta política establece los lineamientos bajo los cuales Hoyos & Ocampo (en adelante, "la Firma") recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de sus clientes, prospectos, proveedores, empleados y visitantes de su sitio web, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En este caso, la Firma.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable (por ejemplo, proveedores de software contable, alojamiento web o formularios).
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación sexual, datos biométricos, entre otros).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Principios aplicables

El tratamiento se realiza bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que recolectamos

A través del sitio web

Al diligenciar el formulario de contacto: nombre, empresa o negocio, correo electrónico, número de celular y el contenido del mensaje. El formulario se procesa mediante un proveedor externo de formularios que actúa como encargado del tratamiento.

En la prestación de servicios contables y tributarios

Datos de identificación (nombre, tipo y número de documento, NIT, RUT), datos de contacto, información financiera, contable, tributaria y laboral necesaria para prestar los servicios contratados, incluidos datos de empleados, socios, clientes y proveedores del cliente, que el cliente entrega bajo su responsabilidad y con las autorizaciones correspondientes.

Datos de navegación

Si el visitante acepta las cookies de analítica, se recogen datos técnicos anonimizados (páginas visitadas, tipo de dispositivo, duración de la visita). Ver la sección de cookies.

La Firma no recolecta datos sensibles ni datos de menores de edad a través de su sitio web. Cuando en la prestación de servicios sea indispensable tratar datos sensibles (por ejemplo, incapacidades o afiliaciones a seguridad social en nómina), se hará únicamente para cumplir la obligación legal o contractual correspondiente.

5. Finalidades del tratamiento

1. Atender las solicitudes de información, cotización y contacto recibidas por el sitio web, WhatsApp o correo electrónico.
2. Prestar los servicios contables, tributarios, de facturación electrónica, información exógena, revisoría fiscal y asesoría contratados.
3. Cumplir las obligaciones legales de la Firma ante la DIAN, las secretarías de hacienda municipales, la UGPP, las cámaras de comercio y demás autoridades.
4. Elaborar y presentar declaraciones, reportes, certificaciones y documentos electrónicos en nombre del cliente.
5. Gestionar la relación contractual: facturación, cartera, soporte y comunicaciones sobre el servicio.
6. Enviar información sobre cambios normativos, vencimientos y novedades de interés para el cliente, siempre que este lo haya autorizado.
7. Medir y mejorar el funcionamiento del sitio web mediante herramientas de analítica, previa aceptación de cookies.

6. Autorización

La recolección de datos a través del sitio web requiere la aceptación expresa de la casilla de autorización, que no está marcada por defecto. En la relación de servicios, la autorización consta en el contrato, la propuesta aceptada o cualquier medio que permita su consulta posterior. El titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que exija conservar la información.

7. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o su representante pueden ejercer sus derechos escribiendo a hoyos.ocampo29@gmail.com con el asunto "Datos personales", indicando nombre completo, número de identificación, medio de contacto, descripción de la solicitud y los documentos que la soporten.

• Consultas: se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al titular y se responderá en los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido. El reclamo completo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará y se resolverá en los ocho (8) días hábiles siguientes.

El titular solo podrá presentar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma.

9. Transferencia y transmisión de datos

La Firma puede compartir datos con encargados del tratamiento que prestan servicios tecnológicos necesarios para su operación (software contable y de facturación electrónica, correo electrónico, almacenamiento en la nube, proveedor de formularios web, alojamiento del sitio), quienes pueden estar ubicados fuera de Colombia y están obligados a garantizar condiciones de seguridad y confidencialidad. También se entregan datos a las autoridades que los requieran en ejercicio de sus funciones legales. La Firma no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

10. Medidas de seguridad

La Firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: acceso restringido con credenciales, cifrado en tránsito, copias de respaldo, deber de confidencialidad de quienes intervienen en el tratamiento y uso de proveedores con estándares reconocidos de seguridad.

11. Conservación de los datos

Los datos se conservan durante la vigencia de la relación contractual y, después, por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales aplicables (por ejemplo, los términos de conservación de soportes contables y de firmeza de las declaraciones tributarias). Los datos recibidos por el formulario de contacto que no deriven en una relación de servicio se eliminan en un plazo máximo de doce (12) meses.

12. Cookies

El sitio web utiliza únicamente cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, previa aceptación del visitante mediante el aviso correspondiente, cookies de analítica (Google Analytics con anonimización de IP) para conocer de forma agregada cómo se usa el sitio. El visitante puede rechazarlas en el aviso o eliminarlas desde la configuración de su navegador sin que ello afecte la navegación.

13. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde su fecha de publicación y las bases de datos se conservan por el tiempo indicado en la sección 11. La Firma puede modificar esta política; cualquier cambio sustancial se publicará en este mismo sitio web y, cuando corresponda, se comunicará a los titulares.